ART. 37
(1) În cazul
completării greşite din vina unităţii de învăţământ emitente a actului de
studii original sau în cazul prezentării actului de studii original deteriorat
astfel încât nu mai poate produce efectele pentru care a fost emis, în baza
unei cereri scrise a solicitantului, unitatea de învăţământ care a eliberat
actul respectiv eliberează un duplicat al acestuia, întocmit pe baza
documentelor aflate în arhiva unităţii de învăţământ din care rezultă situaţia
şcolară a solicitantului.
(2) În cazul
pierderii, distrugerii sau al furtului actului de studii original, cererea de
eliberare a duplicatului este însoţită de următoarele acte, care se arhivează
cu termen de păstrare de 100 ani la inspectoratul şcolar, iar copiile
certificate "conform cu originalul" la unitatea de învăţământ:
a) declaraţia
notarială/consulară, dată de titularul actului, în care sunt cuprinse toate
elementele necesare pentru identificare, împrejurările în care actul original a
fost pierdut, precum şi alte precizări care să confirme dispariţia actului de
studii respectiv. Se va face în mod obligatoriu următoarea menţiune:
"actul de studii original nu a fost lăsat gaj/garanţie la o instituţie de
stat sau particulară, din ţară sau din străinătate, şi nu a fost înstrăinat cu
bună-ştiinţă altei persoane fizice sau juridice";
b) dovada
publicării pierderii, distrugerii sau furtului actului de studii în Monitorul
Oficial al României, Partea a III-a;
c) copie
legalizată la notariat după certificatul de naştere/căsătorie;
d) două
fotografii color, format 3 x 4 cm;
e) aprobarea
scrisă a consiliului de administraţie al inspectoratului şcolar pentru
eliberarea duplicatului, în urma actelor depuse de către unitatea de
învăţământ.
(3) Pentru
publicarea pierderii/distrugerii/furtului unui act de studii, titularul se
adresează Monitorului Oficial al României, Partea a III-a, depunând un anunţ
care va cuprinde următoarele date: denumirea actului de studii original, numele
titularului, iniţialele prenumelui tatălui/mamei şi toate prenumele
titularului, anul absolvirii, seria şi numărul actului, numărul şi data la care
a fost înregistrat în evidenţele unităţii de învăţământ emitente.
ART. 38
(1) Duplicatul
actului de studii se întocmeşte pe un formular identic cu cel original emis la
data absolvirii şi se eliberează după procedura prevăzută la actele de studii
originale.
(2) În
situaţia în care nu se mai găsesc formulare de acelaşi tip, se eliberează un
duplicat redactat/tehnoredactat/scanat după modelul actului original, în care
se înscriu datele existente în arhivă privind situaţia şcolară a
solicitantului. În această situaţie se aplică timbru fiscal, a cărui valoare
este stabilită conform prevederilor Legii nr. 117/1999 privind taxele
extrajudiciare de timbru, cu modificările şi completările ulterioare.
(3)
Duplicatele actelor de studii se completează cu: numele şi prenumele
preşedintelui comisiei pentru examenul respectiv, ale directorului,
secretarului etc., existenţi în funcţiile respective la data absolvirii
studiilor de către solicitanţi; în cazul în care nu sunt înscrise în clar
numele persoanelor menţionate mai înainte, se completează (ss)
"indescifrabil".
(4) Pe
duplicatele actelor de studii, într-un spaţiu corespunzător, se face menţiunea:
"duplicat tipizat", sau, după caz, "redactat",
"eliberat conform aprobării ......(denumirea instituţiei/organului care a
aprobat eliberarea duplicatului)....., nr. ... din ......... . Confirmăm
autenticitatea datelor cuprinse în prezentul act de studii." Urmează
numele şi prenumele, în clar, ale directorului şi secretarului unităţii de
învăţământ emitente.
(5) Se aplică
ştampila unităţii emitente pe timbrul fiscal în condiţiile alin. (2) şi lângă
semnătura directorului.
(6)
Duplicatele actelor de studii poartă, în partea de sus, seria şi numărul
actului original eliberat, data şi numărul acordat de unitatea de învăţământ
respectivă în Registrul unic de evidenţă a formularelor actelor de studii.
(7) Pe
duplicat se înregistrează numărul şi data eliberării, număr care se completează
cu cerneală roşie în Registrul unic de evidenţă a formularelor duplicat ale
actelor de studii sau într-un registru similar pentru generaţiile de absolvenţi
anterioare anului 2005, completat separat, semnat de titular/împuternicit.
Numerotarea în registru începe de la 1 şi se continuă până la epuizarea
registrului.
(8) În
registrul de eliberare a actului original, la titular, se menţionează, cu
cerneală roşie, seria şi numărul duplicatului, numărul din registrul de
eliberare şi data eliberării.
(9) Borderoul
pentru aplicarea timbrului sec pe duplicate cuprinde următoarele rubrici: nr.
crt., numele, iniţialele prenumelui tatălui/mamei, prenumele complet al
absolventului, seria şi numărul formularului, numărul dat de unitatea de
învăţământ, anul absolvirii, menţiuni - seria şi numărul actului original -
urmându-se aceeaşi procedură ca şi pentru actele de studii originale.
(10) În
registrul matricol şi pe matca/cotorul actului original, când actul s-a
eliberat din carnet cu matcă/cotor, se consemnează seria şi numărul
duplicatului eliberat.
(11) La
eliberarea duplicatelor pe baza documentelor din arhivele unităţilor de
învăţământ particulare, confesionale sau ale unităţilor de învăţământ
echivalente cu acestea, care au funcţionat înainte de reforma învăţământului
din anul 1948, pe formular se menţionează, în mod obligatoriu, dacă în perioada
respectivă unităţile de învăţământ în cauză aveau sau nu dreptul de
publicitate, precum şi dacă din arhivă rezultă sau nu că titularul actului a
absolvit sau nu examenele cerute de lege, în faţa comisiilor instituite de
drept.
ART. 39
(1)
Absolvenţii unei unităţi de învăţământ a cărei arhivă se găseşte la Arhivele
Naţionale sau la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, care solicită un
duplicat după un act de studiu sau document şcolar, depun la inspectoratul
şcolar o cerere de eliberare a duplicatului, însoţită de actele doveditoare,
eliberate de Arhivele Naţionale/direcţiile judeţene.
(2) Pe baza
analizei actelor prezentate, inspectoratul şcolar nominalizează o unitate de
învăţământ cu acelaşi nivel de pregătire, cu domeniu identic/asemănător, în
vederea eliberării duplicatului solicitat. Duplicatele actelor eliberate în
aceste condiţii poartă menţiunea: "A fost eliberat conform aprobării inspectoratului
şcolar nr. ........ din data ......, pe baza documentelor confirmate de
Direcţia judeţeană a Arhivelor Naţionale care deţine arhiva fostei
.........(denumirea fostei unităţi)........... .
Confirmăm
autenticitatea datelor cuprinse în prezentul act de studii." Urmează
numele şi prenumele, în clar, ale directorului şi secretarului unităţii de
învăţământ emitente.
ART. 40
(1) Termenul
pentru eliberarea duplicatelor este de până la 30 de zile de la aprobarea
cererii.
(2) Duplicatul
se eliberează titularului/împuternicitului conform prevederilor art. 10.
(3) În cazul pierderii, distrugerii, furtului sau al
completării greşite din vina unităţii de învăţământ emitente a duplicatului, se
eliberează un alt exemplar, cu respectarea prevederilor referitoare la
întocmirea şi eliberarea duplicatelor.
ART. 9
(4) Responsabilitatea
completării, eliberării şi anulării actelor de studii şi a duplicatelor revine
directorului şi secretarului-şef/secretarului unităţii de învăţământ
acreditate.
Ordinul nr. 3.844 din 24 mai 2016 pentru aprobarea Regulamentului privind regimul
actelor de studii şi al documentelor şcolare gestionate de unităţile de
învăţământ preuniversitar
EMITENT: MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE ŞI CERCETĂRII ŞTIINŢIFICE
PUBLICAT ÎN: MONITORUL OFICIAL nr. 411 din 31 mai 2016
