(1) Unităţile
de învăţământ preuniversitar particulare autorizate comandă documentele şcolare
numai prin intermediul inspectoratului şcolar în a cărui rază de activitate
funcţionează.
(2) Necesarul
de documente şcolare se determină, sub directa coordonare a directorului
unităţii beneficiare, în raport cu cifra de şcolarizare şi se înaintează
inspectoratului şcolar.
ART. 26
(1) Registrul
matricol se tipăreşte în format A3, pe filiere (teoretică/vocaţională/tehnic).
(2) Registrul
matricol, după completare, devine document şcolar cu regim special.
(3) Înscrierea
elevilor în registrul matricol se face în conformitate cu datele din actul de
identitate, certificatul de naştere, cartea de identitate, certificatul de
căsătorie, alte acte emise de organele competente, menţionându-se şi CNP-ul.
(4) Atribuirea
numărului matricol se face începând cu numărul 1, la începutul şcolarizării, pe
niveluri şi forme de învăţământ, pe baza documentelor de stare civilă, cu
modificările ulterioare, la nivel de unitate de învăţământ.
(5) Pentru
elevii transferaţi în timpul anului şcolar, numărul matricol se atribuie în
continuarea seriei anului respectiv.
(6) Înscrierea
mediilor pe ani de studiu se face pe baza mediilor anuale încheiate în
catalogul clasei, la care se adaugă menţiuni cu privire la eventualele examene
de diferenţă.
(7) Anual,
situaţia şcolară este certificată de secretarul unităţii de învăţământ şi este
confirmată, după verificare, de directorul acesteia.
(8) În mod
obligatoriu, numărul matricol al fiecărui elev din catalog trebuie să
corespundă cu cel din registrul matricol, număr care se păstrează pe toată
durata şcolarizării.
(9) Pentru
situaţiile aprobate prin metodologii specifice de transferare de la un nivel de
pregătire la altul, de la o formă de organizare la alta şi de la o specializare
la alta, în cadrul aceleiaşi filiere sau de la filiere diferite, se menţionează
denumirea disciplinelor la care s-au susţinut examene de diferenţă şi notele
obţinute, fără modificarea mediilor generale ale anilor echivalaţi.
(10) Pentru
elevii transferaţi în cadrul aceluiaşi nivel de învăţământ, de la o
filieră/profil/specializare la alta/altul, se specifică examenele de diferenţă
şi rezultatele obţinute, menţionându-se media anuală calculată la unitatea de
învăţământ de la care provin - fără recalcularea mediei generale.
(11) Pentru
absolvenţii învăţământului profesional, ai şcolilor de arte şi meserii şi/sau
ai anului de completare, care îşi continuă studiile în învăţământul liceal, în
rubricile corespunzătoare anilor şcolari absolviţi se trece baza legală de
continuare a studiilor, respectiv "se continuă studiile conform Hotărârii
Guvernului nr. ..... sau Ordinului ministrului nr. ...."; în această
situaţie, media finală a anilor de studii se calculează pentru anii şcolari
frecventaţi la învăţământul liceal, ciclul superior, şi nu se iau în calcul
mediile anilor de studii din învăţământul profesional şi de la eventualele
examene de diferenţe.
(12) Pentru
absolvenţii care au promovat examenul de finalizare a studiilor, odată cu
eliberarea actelor de studii se completează în caseta corespunzătoare din
registrul matricol datele de identificare ale acestora, precum şi rezultatele examenului.
(13) Atât în
registrul matricol, cât şi în catalogul clasei se înscriu citeţ şi în întregime
toate disciplinele înscrise în planul-cadru aferent
filierei/profilului/specializării/calificării corespunzătoare/corespunzător
fiecărei clase/fiecărui an de studii.
(14) Registrul
matricol, după completarea procesului-verbal, tipărit pe ultima sa pagină, se
arhivează la unitatea de învăţământ preuniversitar emitentă, cu termen de
păstrare permanent.
ART. 27
(1) Catalogul
clasei devine document şcolar cu regim special, după completarea cu datele de
identificare ale elevilor.
(2) Înscrierea
elevilor în catalogul clasei se face în conformitate cu datele din actul de
identitate şi din registrul matricol, menţionându-se în mod explicit numărul
matricol, volumul şi pagina. Aceste elemente de identificare sunt trecute la
începutul anului şcolar de către învăţător sau de către profesorul diriginte,
pe baza datelor furnizate de secretariat. Eventualele completări se fac de
către învăţătorul sau dirigintele clasei, în baza documentelor existente la
secretariatul unităţii de învăţământ.
(3) Înscrierea
disciplinelor în catalogul clasei se face de către învăţător sau de către
profesorul diriginte, citeţ şi în întregime, în conformitate cu planul-cadru
aferent filierei/profilului/specializării/calificării
corespunzătoare/corespunzător clasei respective şi în funcţie de disciplinele
opţionale stabilite.
(4) Pentru
evaluarea semestrială, pentru înscrierea absenţelor, precum şi pentru
încheierea mediilor semestriale şi anuale răspunde în mod direct titularul de
disciplină. Este interzisă înscrierea datelor fără note. Dirigintele răspunde
de exactitatea calculului aritmetic al mediei generale anuale.
(5) La
sfârşitul anului şcolar se întocmeşte, pe ultima pagină a catalogului clasei,
un proces-verbal privind verificarea mediilor şi a mediilor generale, semnat de
învăţător/diriginte şi titularii de discipline şi vizat de directorul unităţii
de învăţământ.
(6)
Notele/Mediile înscrise greşit în catalog se corectează prin tăiere cu o linie
orizontală şi se înlocuiesc cu notele corespunzătoare, cu cerneală roşie, se
semnează de către titularul de disciplină şi de director, care aplică ştampila.
(7) Scoaterea
catalogului din unităţile de învăţământ este interzisă.
(8) Catalogul
clasei, după completarea procesului-verbal, tipărit pe ultima sa pagină, se
arhivează la unitatea de învăţământ preuniversitar emitentă, cu termen de
păstrare permanent.
ART. 28
(1) Catalogul
pentru examenele de finalizare a studiilor devine document şcolar cu regim
special, după completare. Completarea sa se face cu respectarea rubricaţiei din
formular, conform metodologiei specifice fiecărui tip de examen.
(2)
Eventualele corecturi se fac cu cerneală roşie, se confirmă prin semnătura
preşedintelui şi prin aplicarea ştampilei de examen, astfel încât să nu se
acopere înscrisul din catalog.
(3) După
întocmire, catalogul pentru examenele de finalizare a studiilor este verificat
de toţi membrii comisiei care, după însuşirea conţinutului, semnează pe coperta
formularului şi în locurile prevăzute expres în formular.
(4) După
completare, catalogul menţionat la alin. (1) se arhivează la unitatea de
învăţământ preuniversitar organizatoare/emitentă, cu termen de păstrare
permanent.
ART. 29
Prevederile
art. 28 se aplică în mod corespunzător în cazul cataloagelor pentru examenele
de corigenţă şi de diferenţe, care au o rubricaţie specifică. Termenul de
păstrare în arhiva unităţii de învăţământ cuprinde toată durata studiilor
elevului.
ART. 30
Portofoliul
educaţional al elevului reprezintă cartea de identitate educaţională a
acestuia. Utilizarea lui debutează începând cu clasa pregătitoare şi se
eliberează tuturor elevilor care au absolvit anii şcolari începând cu clasa a
II-a.
ART. 31
Suplimentul
descriptiv se completează şi se eliberează în baza unei metodologii elaborate
de către direcţia de specialitate din cadrul Ministerului Educaţiei Naţionale
şi Cercetării Ştiinţifice.
ART. 32
(1) Foaia
matricolă se eliberează, obligatoriu, elevilor care au absolvit/finalizat un
nivel de învăţământ, conform sistemului naţional de învăţământ aprobat prin
lege.
(2) Foaia
matricolă se întocmeşte, pe baza înregistrărilor din registrul matricol, prin
copierea exactă a datelor, fără rotunjiri.
(3) Unităţile
de învăţământ preuniversitar particular acreditate sau cu autorizaţie de
funcţionare provizorie eliberează foi matricole întocmite şi semnate de
conducerea acestora, pe care se aplică ştampila proprie.
(4) Eliberarea
foilor matricole se consemnează în Registrul unic de evidenţă a formularelor
actelor de studii.
(5) Pentru
absolvenţii învăţământului profesional, ai şcolilor de arte şi meserii şi/sau
ai anului de completare, care îşi continuă studiile în învăţământul liceal, în
rubricile corespunzătoare anilor şcolari absolviţi se trece baza legală de
continuare a studiilor, respectiv "se continuă studiile conform Hotărârii
Guvernului nr. .... sau Ordinului ministrului nr. ..."; în această
situaţie, media finală a anilor de studii se calculează pentru anii şcolari
frecventaţi la învăţământul liceal, ciclul superior, şi nu se iau în calcul
mediile anilor de studii din învăţământul profesional şi de la eventualele
examene de diferenţe.
(6) Foile
matricole eliberate absolvenţilor învăţământului liceal prevăzuţi la alin. (5)
vor conţine, în mod obligatoriu, durata studiilor şcolii absolvite anterior
învăţământului liceal şi nivelul de calificare obţinut.
ART. 33
(1)
Adeverinţele de studii şi adeverinţele de absolvire sunt documente şcolare care
se deosebesc de celelalte documente prin faptul că se eliberează solicitanţilor
pe bază de cerere, cu specificarea destinaţiei şi a termenului de valabilitate
de 90 de zile, şi nu au caracter de regim special.
(2)
Adeverinţele de studii şi adeverinţele de absolvire se completează pe baza
datelor din registrul matricol, se semnează de către
directorul/directorul-adjunct şi de secretarul-şef/secretarul unităţii de
învăţământ, se ştampilează, primesc număr şi se înregistrează în registrul de intrare-ieşire
al corespondenţei din unitatea de învăţământ. În registru trebuie să apară în
clar numele şi prenumele/denumirea solicitantului, data solicitării, numărul,
data şi persoana pe numele căreia se eliberează adeverinţa, numele în clar şi
semnătura persoanei care a completat şi a eliberat documentul.
(3) Prin
adeverinţa de studii se precizează faptul că titularul a finalizat unul sau mai
multe/mulţi semestre/ani de studiu, că a parcurs anumite materii şi se indică
mediile obţinute.
(4) Adeverinţa
de studii se eliberează elevilor, părinţilor/reprezentanţilor legali,
împuterniciţilor acestora sau la solicitarea scrisă a unor unităţi de
învăţământ ori a altor persoane juridice, aprobată de directorul unităţii de
învăţământ.
(5) Pentru
orice alte solicitări, conducerea unităţii de învăţământ va elibera o
adeverinţă simplă.
ART. 34
(1) Până la
eliberarea fiecărui act de studiu prevăzut la art. 1 alin. (2), la cerere, se
eliberează absolvenţilor din învăţământul preuniversitar care au promovat un nivel
de învăţământ/examen adeverinţa prevăzută la art. 2 alin. (1) lit. i).
(2)
Adeverinţele care atestă promovarea nivelului de învăţământ/examenului se
înregistrează într-un registru de evidenţă special constituit cu această
destinaţie la nivelul unităţii de învăţământ.
(3)
Adeverinţele primesc număr de înregistrare corespunzător celui din registrul de
evidenţă special.
(4)
Adeverinţele se completează de către secretarul unităţii de învăţământ şi se
semnează de acesta şi de directorul unităţii de învăţământ la care candidaţii
au absolvit ultima clasă şi se ştampilează.
(5) Fiecărui
absolvent i se eliberează o singură adeverinţă în original.
(6) Termenul
de valabilitate a adeverinţei este până la eliberarea actului de studiu
respectiv, dar nu mai mult de 12 luni de la data eliberării acesteia.
(7)
Adeverinţele se completează astfel:
a) datele din
registrele matricole şi din cataloagele examenelor de finalizare a studiilor;
b) codul CIF
şi adresa unităţii de învăţământ absolvite;
c) numele şi
toate prenumele titularului, precum şi toate iniţialele prenumelui tatălui se
înscriu fără prescurtări, cu litere mari, de tipar, utilizând diacriticele,
precum şi CNP-ul absolventului. Iniţialele prenumelui mamei se înscriu în cazul
în care tatăl este necunoscut;
d) mediile
obţinute la examenul de finalizare a studiilor se înscriu cu cifre arabe, iar
explicitarea acestora se înscrie după modelul: 7,89 (şapte 89%).
(8) Pentru
absolvenţii ciclului superior al liceului care au promovat examenul naţional de
bacalaureat în anul curent se eliberează adeverinţe care atestă promovarea
examenului naţional de bacalaureat, conform precizărilor transmise de
Ministerul Educaţiei Naţionale şi Cercetării Ştiinţifice.
(9)
Adeverinţele se completează cu datele din catalogul electronic de către
secretarul unităţii de învăţământ la care candidaţii au absolvit ultima clasă
de liceu şi se semnează de către secretarii şi directorii unităţilor de
învăţământ respective, se aplică ştampila unităţii de învăţământ la care candidatul
a absolvit ultima clasă de liceu şi se avizează de inspectoratul şcolar
judeţean/al municipiului Bucureşti. Candidaţilor care au susţinut examenul
naţional de bacalaureat în sesiunea specială organizată pentru absolvenţii de
liceu participanţi la loturile lărgite ce se pregătesc pentru olimpiade şi
concursuri internaţionale, precum şi candidaţilor care au susţinut examenul
naţional de bacalaureat în alt centru de examen decât candidaţii din unitatea
de învăţământ absolvită, inclusiv celor care au susţinut bacalaureatul în alt
judeţ, li se eliberează adeverinţe în aceleaşi condiţii.
(10) Unităţile
de învăţământ transmit adeverinţele inspectoratelor şcolare spre avizare.
(11)
Inspectoratele şcolare au obligaţia de a avea o evidenţă strictă a adeverinţelor
avizate şi pot stabili proceduri privind gestionarea acestora.
(12) Până la
eliberarea actelor de studii corespunzătoare nivelului de învăţământ/examenului
promovat înscrierea la un alt nivel de învăţământ a absolvenţilor se face pe
baza acestor adeverinţe.
ART. 35
(1) Registrul unic de evidenţă a formularelor
actelor de studii devine document şcolar cu regim special, după completarea
cu datele de identificare ale elevului, la nivelul unităţilor de învăţământ
care gestionează acte de studii.
(2) Registrul
unic de evidenţă a formularelor actelor de studii cuprinde toate categoriile de
acte de studii, dar se completează numai rubricile corespunzătoare actelor de
studii care se eliberează absolvenţilor nivelului de educaţie corespunzător
unităţii de învăţământ.
(3) Înscrierea
datelor se face în ordine cronologică, fără să se lase rânduri libere între o
activitate şi alta, chiar dacă este vorba de primire, predare sau transfer de
acte.
(4) În prima
parte a registrului unic de evidenţă a formularelor actelor de studii sunt
înscrise formularele actelor de studii primite atât la nivel de inspectorat,
cât şi la nivel de unitate de învăţământ.
(5) Registrul
unic de evidenţă a formularelor actelor de studii cuprinde şi o a doua parte,
care se referă la evidenţa eliberării actelor de studii unităţilor de
învăţământ sau absolvenţilor.
(6)
Eventualele corecturi se fac numai cu cerneală roşie, în rubrica imediat
următoare sau în rubrică separată, dacă este posibil, dacă nu, pe acelaşi rând.
(7) Numerotarea
actelor de studii eliberate se face începând cu numărul 1 şi se continuă până
la epuizarea lotului seriei respective; în procesul-verbal de la sfârşitul
registrului unic de evidenţă a formularelor actelor de studii se face menţiunea
poziţiilor anulate, a stocului existent, certificând în clar numele persoanelor
care au efectuat operaţiunile de întocmire şi eliberare. Menţiunea se semnează
de secretarul-şef/secretar şi se avizează de director.
(8)
Numerotarea seriei noi se face începând cu numărul 1 şi nu în continuare.
(9) Registrul
unic de evidenţă a formularelor actelor de studii, după completarea
procesului-verbal tipărit pe ultima sa pagină, se arhivează la unitatea de
învăţământ preuniversitar emitentă, cu termen de păstrare permanent.
(10) Pentru
actele de studii eliberate pe bază de procură notarială/consulară, la rubrica
"Menţiuni" din registrul unic de evidenţă a formularelor actelor de
studii se trec numele, prenumele, calitatea împuternicitului, datele de
identitate şi se semnează de către acesta.
ART. 36
(1) În
sistemul naţional de învăţământ documentele şcolare prevăzute la art. 2 alin.
(1) se întocmesc numai în limba română, folosindu-se alfabetul latin, cu
diacritice, în conformitate cu prevederile art. 10 alin. (4) din Legea educaţiei
naţionale nr. 1/2011, cu modificările şi completările ulterioare.
(2)
Documentele şcolare se întocmesc numai pe formulare ale căror machetă şi
conţinut sunt stabilite anual şi prezentate pe site-ul Ministerului Educaţiei
Naţionale şi Cercetării Ştiinţifice în timp util, pentru a fi cunoscute şi
preluate de toate unităţile de învăţământ preuniversitar.
(3)
Schimbările de nume intervenite pe parcursul frecventării nivelului de
învăţământ se operează la solicitarea scrisă a titularului, aprobată de
directorul unităţii de învăţământ, pe baza actelor doveditoare, în toate
documentele şcolare. Actele doveditoare ale schimbării de nume, în copie
legalizată notarial, se arhivează, cu termen de păstrare permanent.
(4)
Completarea documentelor şcolare se poate face prin scriere la calculator, prin
dactilografiere sau de mână, cu cerneală neagră sau albastră, fără spaţii
libere.
(5)
Eventualele modificări se fac cu tuş sau cu cerneală roşie, menţionând actul în
temeiul căruia au fost efectuate.
(6) Instrucţiunile
de completare se tipăresc, parţial sau total, pe copertă.
(7) Toate
rubricile rămase libere se barează.
(8) Este
interzis să se facă ştersături, răzuiri, acoperire cu pastă corectoare,
prescurtări şi/sau adăugări în documentele şcolare
(9) Documentele şcolare se întocmesc cu respectarea
prevederilor art. 26-35 şi se arhivează conform prezentului Regulament. După
completare, toate documentele şcolare devin acte cu regim special.
Baza:
Ordinul nr. 3.844 din 24 mai 2016 pentru aprobarea Regulamentului privind regimul
actelor de studii şi al documentelor şcolare gestionate de unităţile de
învăţământ preuniversitar
