| Ordinul nr. 3.844 din 24 mai 2016 pentru aprobarea
Regulamentului privind regimul actelor de studii şi al documentelor şcolare
gestionate de unităţile de învăţământ preuniversitar Data Intrarii in vigoare: 31 mai 2016 CAP. I Dispoziţii generale CAP. II Conţinutul şi formatul actelor de studii şi al documentelor şcolare CAP. III Gestiunea actelor de studii şi a documentelor şcolare ART. 9 (4) Responsabilitatea completării, eliberării şi anulării actelor de studii şi a duplicatelor revine directorului şi secretarului-şef/secretarului unităţii de învăţământ acreditate. (5) Responsabilitatea întocmirii, modificării, eliberării şi anulării documentelor şcolare revine directorului şi secretarului-şef/secretarului unităţii de învăţământ acreditate sau cu autorizaţie de funcţionare provizorie, dirigintelui sau titularului de disciplină, în condiţiile prevăzute de prezentul regulament. (6) După încheierea anului şcolar, toate documentele şcolare se păstrează şi se arhivează la nivelul unităţii de învăţământ acreditată sau cu autorizaţie de funcţionare provizorie, cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată. ART. 10 (1) Actele de studii se eliberează de către unităţile de învăţământ acreditate la care titularii au promovat ultimul an de studiu. (2) Actele de studii se eliberează, de regulă, titularilor, care semnează pe actul original şi pe matcă (cotor). (3) Un act de studii dintr-un carnet cu matcă (cotor) şi matca în cauză sunt completate identic, matca rămânând în arhiva instituţiei, cu termen 100 ani. (4) În situaţii excepţionale - persoane grav bolnave, netransportabile, absente din ţară - actele de studii se eliberează persoanelor împuternicite, pe bază de procură autentificată de notariat/consulat. (5) În cazul elevilor sub 16 ani, actele de studii pot fi eliberate părinţilor/reprezentanţilor legali, fără a fi necesară procura prevăzută la alin. (4). CAP. IV Întocmirea şi eliberarea duplicatelor actelor de studii ART. 37 (1) În cazul completării greşite din vina unităţii de învăţământ emitente a actului de studii original sau în cazul prezentării actului de studii original deteriorat[1] astfel încât nu mai poate produce efectele pentru care a fost emis, în baza unei cereri scrise a solicitantului, unitatea de învăţământ care a eliberat actul respectiv eliberează un duplicat al acestuia, întocmit pe baza documentelor aflate în arhiva unităţii de învăţământ din care rezultă situaţia şcolară a solicitantului. (2) În cazul pierderii, distrugerii sau al furtului actului de studii original, cererea de eliberare a duplicatului este însoţită de următoarele acte, care se arhivează cu termen de păstrare de 100 ani la inspectoratul şcolar, iar copiile certificate "conform cu originalul" la unitatea de învăţământ: a) declaraţia notarială/consulară, dată de titularul actului, în care sunt cuprinse toate elementele necesare pentru identificare, împrejurările în care actul original a fost pierdut, precum şi alte precizări care să confirme dispariţia actului de studii respectiv. Se va face în mod obligatoriu următoarea menţiune: "actul de studii original nu a fost lăsat gaj/garanţie la o instituţie de stat sau particulară, din ţară sau din străinătate, şi nu a fost înstrăinat cu bună-ştiinţă altei persoane fizice sau juridice"; b) dovada publicării pierderii, distrugerii sau furtului actului de studii în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a; c) copie legalizată la notariat după certificatul de naştere/căsătorie; d) două fotografii color, format 3 x 4 cm; e) aprobarea scrisă a consiliului de administraţie al inspectoratului şcolar pentru eliberarea duplicatului, în urma actelor depuse de către unitatea de învăţământ. (3) Pentru publicarea pierderii/distrugerii/furtului unui act de studii, titularul se adresează Monitorului Oficial al României, Partea a III-a, depunând un anunţ care va cuprinde următoarele date: denumirea actului de studii original, numele titularului, iniţialele prenumelui tatălui/mamei şi toate prenumele titularului, anul absolvirii, seria şi numărul actului, numărul şi data la care a fost înregistrat în evidenţele unităţii de învăţământ emitente. ART. 40 (1) Termenul pentru eliberarea duplicatelor este de până la 30 de zile de la aprobarea cererii. (2) Duplicatul se eliberează titularului/împuternicitului conform prevederilor art. 10. (3) În cazul pierderii, distrugerii, furtului sau al completării greşite din vina unităţii de învăţământ emitente a duplicatului, se eliberează un alt exemplar, cu respectarea prevederilor referitoare la întocmirea şi eliberarea duplicatelor. CAP. VI Anularea şi/sau modificarea actelor de studii şi documentelor şcolare ART. 48 (1) În cazul dispariţiei unui formular pentru acte de studii, directorul unităţii de învăţământ respective întreprinde cercetări, încheie proces-verbal despre cele constatate, sesizează imediat organul ierarhic superior şi apoi, cu avizul acestuia, organele de urmărire penală. CAP. VII Dispoziţii finale ART. 52 Pentru întocmirea, completarea, anularea şi/sau modificarea, eliberarea şi arhivarea actelor de studii, a duplicatelor după actele de studii, precum şi a documentelor şcolare, persoanele prevăzute la art. 9 alin. (4) şi (5) şi la art. 17 alin. (1), după caz, răspund disciplinar, material sau penal, în condiţiile legii. ART. 53 Emiterea actelor de studii în alte condiţii şi de către alte unităţi de învăţământ decât cele prevăzute la art. 9 alin. (1) se pedepseşte conform legii penale, actele eliberate fiind nule de drept. |
