Întocmirea şi eliberarea duplicatelor actelor de studii

 

                        

  ART. 37

  (1) În cazul completării greşite din vina unităţii de învăţământ emitente a actului de studii original sau în cazul prezentării actului de studii original deteriorat astfel încât nu mai poate produce efectele pentru care a fost emis, în baza unei cereri scrise a solicitantului, unitatea de învăţământ care a eliberat actul respectiv eliberează un duplicat al acestuia, întocmit pe baza documentelor aflate în arhiva unităţii de învăţământ din care rezultă situaţia şcolară a solicitantului.

  (2) În cazul pierderii, distrugerii sau al furtului actului de studii original, cererea de eliberare a duplicatului este însoţită de următoarele acte, care se arhivează cu termen de păstrare de 100 ani la inspectoratul şcolar, iar copiile certificate "conform cu originalul" la unitatea de învăţământ:

  a) declaraţia notarială/consulară, dată de titularul actului, în care sunt cuprinse toate elementele necesare pentru identificare, împrejurările în care actul original a fost pierdut, precum şi alte precizări care să confirme dispariţia actului de studii respectiv. Se va face în mod obligatoriu următoarea menţiune: "actul de studii original nu a fost lăsat gaj/garanţie la o instituţie de stat sau particulară, din ţară sau din străinătate, şi nu a fost înstrăinat cu bună-ştiinţă altei persoane fizice sau juridice";

  b) dovada publicării pierderii, distrugerii sau furtului actului de studii în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a;

  c) copie legalizată la notariat după certificatul de naştere/căsătorie;

  d) două fotografii color, format 3 x 4 cm;

  e) aprobarea scrisă a consiliului de administraţie al inspectoratului şcolar pentru eliberarea duplicatului, în urma actelor depuse de către unitatea de învăţământ.

  (3) Pentru publicarea pierderii/distrugerii/furtului unui act de studii, titularul se adresează Monitorului Oficial al României, Partea a III-a, depunând un anunţ care va cuprinde următoarele date: denumirea actului de studii original, numele titularului, iniţialele prenumelui tatălui/mamei şi toate prenumele titularului, anul absolvirii, seria şi numărul actului, numărul şi data la care a fost înregistrat în evidenţele unităţii de învăţământ emitente.

  ART. 38

  (1) Duplicatul actului de studii se întocmeşte pe un formular identic cu cel original emis la data absolvirii şi se eliberează după procedura prevăzută la actele de studii originale.

  (2) În situaţia în care nu se mai găsesc formulare de acelaşi tip, se eliberează un duplicat redactat/tehnoredactat/scanat după modelul actului original, în care se înscriu datele existente în arhivă privind situaţia şcolară a solicitantului. În această situaţie se aplică timbru fiscal, a cărui valoare este stabilită conform prevederilor Legii nr. 117/1999 privind taxele extrajudiciare de timbru, cu modificările şi completările ulterioare.

  (3) Duplicatele actelor de studii se completează cu: numele şi prenumele preşedintelui comisiei pentru examenul respectiv, ale directorului, secretarului etc., existenţi în funcţiile respective la data absolvirii studiilor de către solicitanţi; în cazul în care nu sunt înscrise în clar numele persoanelor menţionate mai înainte, se completează (ss) "indescifrabil".

  (4) Pe duplicatele actelor de studii, într-un spaţiu corespunzător, se face menţiunea: "duplicat tipizat", sau, după caz, "redactat", "eliberat conform aprobării ......(denumirea instituţiei/organului care a aprobat eliberarea duplicatului)....., nr. ... din ......... . Confirmăm autenticitatea datelor cuprinse în prezentul act de studii." Urmează numele şi prenumele, în clar, ale directorului şi secretarului unităţii de învăţământ emitente.

  (5) Se aplică ştampila unităţii emitente pe timbrul fiscal în condiţiile alin. (2) şi lângă semnătura directorului.

  (6) Duplicatele actelor de studii poartă, în partea de sus, seria şi numărul actului original eliberat, data şi numărul acordat de unitatea de învăţământ respectivă în Registrul unic de evidenţă a formularelor actelor de studii.

  (7) Pe duplicat se înregistrează numărul şi data eliberării, număr care se completează cu cerneală roşie în Registrul unic de evidenţă a formularelor duplicat ale actelor de studii sau într-un registru similar pentru generaţiile de absolvenţi anterioare anului 2005, completat separat, semnat de titular/împuternicit. Numerotarea în registru începe de la 1 şi se continuă până la epuizarea registrului.

  (8) În registrul de eliberare a actului original, la titular, se menţionează, cu cerneală roşie, seria şi numărul duplicatului, numărul din registrul de eliberare şi data eliberării.

  (9) Borderoul pentru aplicarea timbrului sec pe duplicate cuprinde următoarele rubrici: nr. crt., numele, iniţialele prenumelui tatălui/mamei, prenumele complet al absolventului, seria şi numărul formularului, numărul dat de unitatea de învăţământ, anul absolvirii, menţiuni - seria şi numărul actului original - urmându-se aceeaşi procedură ca şi pentru actele de studii originale.

  (10) În registrul matricol şi pe matca/cotorul actului original, când actul s-a eliberat din carnet cu matcă/cotor, se consemnează seria şi numărul duplicatului eliberat.

  (11) La eliberarea duplicatelor pe baza documentelor din arhivele unităţilor de învăţământ particulare, confesionale sau ale unităţilor de învăţământ echivalente cu acestea, care au funcţionat înainte de reforma învăţământului din anul 1948, pe formular se menţionează, în mod obligatoriu, dacă în perioada respectivă unităţile de învăţământ în cauză aveau sau nu dreptul de publicitate, precum şi dacă din arhivă rezultă sau nu că titularul actului a absolvit sau nu examenele cerute de lege, în faţa comisiilor instituite de drept.

  ART. 39

  (1) Absolvenţii unei unităţi de învăţământ a cărei arhivă se găseşte la Arhivele Naţionale sau la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, care solicită un duplicat după un act de studiu sau document şcolar, depun la inspectoratul şcolar o cerere de eliberare a duplicatului, însoţită de actele doveditoare, eliberate de Arhivele Naţionale/direcţiile judeţene.

  (2) Pe baza analizei actelor prezentate, inspectoratul şcolar nominalizează o unitate de învăţământ cu acelaşi nivel de pregătire, cu domeniu identic/asemănător, în vederea eliberării duplicatului solicitat. Duplicatele actelor eliberate în aceste condiţii poartă menţiunea: "A fost eliberat conform aprobării inspectoratului şcolar nr. ........ din data ......, pe baza documentelor confirmate de Direcţia judeţeană a Arhivelor Naţionale care deţine arhiva fostei .........(denumirea fostei unităţi)........... .

  Confirmăm autenticitatea datelor cuprinse în prezentul act de studii." Urmează numele şi prenumele, în clar, ale directorului şi secretarului unităţii de învăţământ emitente.

  ART. 40

  (1) Termenul pentru eliberarea duplicatelor este de până la 30 de zile de la aprobarea cererii.

  (2) Duplicatul se eliberează titularului/împuternicitului conform prevederilor art. 10.

  (3) În cazul pierderii, distrugerii, furtului sau al completării greşite din vina unităţii de învăţământ emitente a duplicatului, se eliberează un alt exemplar, cu respectarea prevederilor referitoare la întocmirea şi eliberarea duplicatelor.

ART. 9

  (4) Responsabilitatea completării, eliberării şi anulării actelor de studii şi a duplicatelor revine directorului şi secretarului-şef/secretarului unităţii de învăţământ acreditate.

Ordinul nr. 3.844 din 24 mai 2016 pentru aprobarea Regulamentului privind regimul actelor de studii şi al documentelor şcolare gestionate de unităţile de învăţământ preuniversitar

EMITENT: MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE ŞI CERCETĂRII ŞTIINŢIFICE

PUBLICAT ÎN: MONITORUL OFICIAL nr. 411 din 31 mai 2016