Regulamentul de organizare și funcționare/Regulamentul de ordine interioară

  

  

3.1 Aspecte generale privind Regulamentul de organizare si funcţionare

Potrivit Codului Civil, orice persoană juridică este obligată să aibă o organizare de sine stătătoare. Organizarea aceasta se poate regăsi în documentul denumit Regulament de Organizare si Funcţionare (numit în continuare ROF).

Acest regulament descrie atât modul cum este structurată o organizație cu compartimente, birouri, servicii, secţii, direcții, agenţii, sucursale - cât si atribuţiile si competențele acestor subunități, raporturile dintre ele, raporturile cu conducerea organizației, felul cum se iau și se aplică deciziile.

ROF este vital pentru stabilirea conţinutului fiselor posturilor. El oferă  totodată toate informaţiile necesare redactării acestor fișe, prezentând în detaliu atribuţiile, competentele, nivelurile de autoritate, responsabilităţile si mecanismele de relaţii din organizație.

ROF este un instrument de conducere care descrie structura unei organizaţii, prezentând pe diferitele ei componente atribuţii, competenţe, niveluri de autoritate, responsabilităţi, mecanisme de relaţii.

Pentru a fi un instrument eficient de organizare şi conducere ROF trebuie îndeplinească următoarele calități:

a)      să fie uşor de folosit ca instrument cadru de conducere;

b)      să conţină reglementări cuantificabile, cu elemente de evaluare concretă;

c)      să fie concis;

d)     să fie adaptat, mai ales prin conţinut, unor situaţii specifice;

e)      să permită valorificarea optimă a potenţialului uman;

f)       să fie perfectibil în raport cu schimbările ce se produc;

g)      să ofere elemente concrete de evaluare a performanţelor.

Construirea unui ROF trebuie să aibă la bază informaţiile relevante legate de modul de funcţionare al organizaţiei, gruparea și analizarea informațiilor împreună cu managerii, specialiştii şi persoanele implicate în activitatea organizaţiei. În acest sens, instrumente de lucru pot fi: fişa de lucru pentru ROF, fişa compartimentului, fişa de atribuţii, fişa de sarcini individuale, etc.

Actualizarea ROF trebuie să se realizeze ori de câte ori este necesar. Pentru actualizare se pot folosi aceleaşi documente de lucru ca şi la întocmire, menţionate mai sus.

Structura organizatorică a organizației este constituită din ansamblul persoanelor şi subdiviziunilor astfel organizate încât să asigure realizarea obiectivelor propuse.

Principalele componente ale structurii organizatorice, care se regăsesc în orice organizaţie indiferent dacă are sau nu caracter industrial, sunt: postul, funcţia, ponderea ierarhică (aria de control), compartimentul, nivelul ierarhic şi relaţiile organizatorice.

Posturile sunt  pietrele ce compun structurile organizatorice. Postul reprezintă cea mai simplă subdiviziune organizatorică a organizaţiei. El poate fi definit ca fiind ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor care revin unui angajat.

Postul este componenta cea mai importantă a structurii. De modul în care se realizează analiza şi proiectarea acestora depinde de cele mai multe ori succesul unei organizaţii.

Componentele postului formează aşa-numitul  triunghi de aur  al organizării unei instituții.

Totalitatea posturilor care prezintă aceleaşi caracteristici formează o funcţie. Funcțiile pot fi de conducere sau de execuţie.

Ponderea ierarhică o reprezintă numărul de salariaţi conduşi nemijlocit de un manager.

Acest număr poate varia de la 4-8 subalterni pentru un manager de pe nivelul superior până la 20-30 pentru unul de la baza piramidei organizaţionale.

Compartimentul reprezintă  ansamblul persoanelor care efectuează sarcini omogene şi/sau complementare  și care contribuie la realizarea aceloraşi obiective şi care sunt subordonate nemijlocit unui manager.

Totalitatea subdiviziunilor organizatorice situate la aceeaşi distanţă de vârful piramidei organizatorice formează un nivel ierarhic.

Într-o organizaţie există de regulă trei niveluri manageriale: superior, de mijloc şi inferior.

Relaţiile organizatorice pot fi definite ca raporturile dintre celelalte subdiviziuni organizatorice instituite prin reglementări oficiale. Acestea se divid în trei categorii: de autoritate, de cooperare și de control.

Structura organizatorică şi un ROF se poate construi  pornind de la însumarea sarcinilor şi a grupurilor de sarcini din cadrul posturilor unui compartiment.

Compartimentele de muncă sunt definite ca grupări de persoane cu atribuţii şi sarcini identice sau complementare cu caracter cvasistabil, subordonate unei unice autorităţi (şeful compartimentului), care acţionează în scopul realizării unor lucrări specifice şi care, de regulă, îşi desfăşoară activitatea într-un spaţiu dat.

Fiecare membru al grupării se supune, în egală măsură, autorităţii şefului de compartiment.

În cadrul compartimentelor de bază, simple, subalternii au doar atribuţii de execuţie, supunându-se autorităţii şefului.

Conducătorul/șeful este deţinătorul autorităţii nivelului ierarhic al compartimentului de bază; acesta este abilitat să repartizeze sarcinile, să facă evaluări, să propună mijloace de stimulare sau sancţiuni pentru subordonaţi.

Conducătorul/șeful este răspunzător în faţa şefului ierarhic superior pentru toate activităţile desfăşurate în cadrul compartimentului şi pentru nivelul performanţelor înregistrate de către subordonaţi.

În cadrul compartimentelor complexe, unii dintre salariaţi se supun şefului direct iar alţii se supun superiorului acestuia care are atribuţii integratoare.

După anvergura autorităţii pe care o reprezintă conducătorii, compartimentele sunt funcţionale și ierarhice.

Compartimentele funcţionale se caracterizează prin autoritatea pe care o au conducătorii acestora de a îndruma şi de a dirija procesele de muncă aflate în sfera lor de activitate.

Compartimentele ierarhice se caracterizează prin nivelul superior de autoritate; şefii acestor compartimente adoptă decizii privind activitatea eşaloanelor inferioare, dau ordine, coordonează, controlează şi evaluează, pe baza analizelor efectuate de lucrătorii din compartimentele respective.

Din punctul de vedere al formalismului relaţiilor, între compartimente se stabilesc legături formale, statuate prin ROF; aceste legături pun în evidenţă fluxurile de informaţii şi de resurse şi permit realizarea cooperării, în vederea realizării sarcinilor adoptate de organizaţie. Legăturile informale sunt expresia socializării muncii şi a solidarităţii umane.

Din punct de vedere funcţional, legăturile dintre compartimente sunt:

·         de autoritate ierarhică (manager – subaltern, managerul transferând, după caz, autoritatea subordonatului);

·         de autoritate funcţională (în vederea coordonării şi conducerii operative a proceselor);

·         de legături de  cooperare.

Nivelurile ierarhice de distribuire a autorităţii sunt, evident, invers proporţionale cu numărul persoanelor aflate în diferite compartimente. Pentru o structură standard, simplificată, la nivelul inferior se află compartimentele direct productive iar deasupra acestora se găsesc structurile care formează conducerea operativă.

Eşaloanele superioare sunt direcţiile de specialitate și managerul general.

Înălţimea piramidei ierarhice este dată de numărul nivelurilor de conducere iar baza acesteia este proporţională cu numărul de salariaţi ai organizaţiei.

În ROF aşadar, sunt precizate atribuţiile și conducerea fiecărui compartiment, birou, serviciu, secţie, direcție, agenţie, unitate, sediu secundar, sucursală, cu sau fără personalitate juridică, etc. De asemenea, trebuie  precizat raportul dintre subunități si organismele de conducere din  unitate, luarea deciziilor si aplicarea lor.

ROF priveşte deci mai puţin raportul dintre angajator si salariaţi, ci vizează mai mult structura internă a unității angajatoare.

Angajatorul privat are dreptul, nu obligaţia întocmirii acestuia, iar inspectorul de muncă nu va putea pretinde prezentarea acestui document și nu va putea sancţiona angajatorul care nu l-a elaborat.

Totuşi, întocmirea ROF poate fi extrem de utilă, îndeosebi în cazul companiilor de dimensiuni medii și mari, deoarece:

a)      fundamentează fișele posturilor;

b)      cuprinde statul  de funcții și organigrama organizației;

c)      va putea fi folosit în ipoteza unei concedieri colective, pentru identificarea posturilor care se desfiinţează;

d)     reprezintă expresia personalităţii juridice a angajatorului.

Intr-adevăr, potrivit Codului civil, orice persoană juridică trebuie sa aibă o organizare de sine stătătoare, aceasta organizare este stabilită tocmai prin ROF.

In unităţile de stat, Regulamentul de organizare si funcţionare se stabileşte prin act normativ.

Pentru domeniul educaţie, există un Regulamentului de organizare și funcționare a unităților de învățământ preuniversitar ( numit ROFUIP), aprobat prin ordin al  ministrului (Ordinul nr. 4925/2005 al ministrului educației si cercetării privind aprobarea Regulamentului de organizare și funcționare a unităților de învățământ preuniversitar).

Acest ordin   a fost completat şi modificat  ulterior de către:

a)      Ordinul nr. 4106/2010 privind modificarea și completarea Ordinului nr. 4925/2005 al ministrului educației și cercetării privind aprobarea Regulamentului de organizare și funcționare a unităților de învățământ preuniversitar;

b)      Ordinul nr. 4714/2010 privind modificarea si completarea Ordinului nr. 4925/2005 al ministrului educației si cercetării privind aprobarea Regulamentului de organizare și funcționare a unităților de învățământ preuniversitar;

c)      Ordinul nr. 5619/2010 privind modificarea și completarea Ordinului nr. 4925/2005 al ministrului educației și cercetării privind aprobarea Regulamentului de organizare și funcționare a unităților de învățământ preuniversitar;

d)     Ordinul nr. 6152/2012 privind modificarea Regulamentului de organizare și funcționare a unităților de învățământ preuniversitar aprobat prin ordinul ministrului educației și cercetării nr. 4925/2005.

Potrivit art. 80 alin.(2) din Legea nr. 1 din 2011 a educaţiei naţionale cu modificările si completările ulterioare, Ministerul Educaţiei, împreună cu Consiliul Naţional al Elevilor şi organizaţiile guvernamentale şi nonguvernamentale reprezentative, elaborează un Statut în care sunt prevăzute drepturile şi îndatoririle elevilor, care se aprobă prin ordin al ministrului educaţiei.

În baza acestui statut, fiecare unitate de învăţământ îşi elaborează regulamentul şcolar propriu care se aprobă de Consiliul de administrație.

Potrivit art. 97 alin. (2) lit. d) din Legea nr. 1 din 05/01/2011 a educației naționale, cu modificările și completările ulterioare  directorul unităţii de învăţământ de stat propune spre aprobare consiliului de administraţie regulamentul de organizare şi funcţionare al unităţii de învăţământ.

Pentru buna desfăşurare a activităţii unității şcolare, existența unui ROF care să conţină elementele de bază ale ROFUIP cât şi cele specifice unităţii este o condiție de bază pentru funcționarea corectă a unității de învățământ.

3.2  Prevederi ale Legii nr. 1 din 05/01/2011 a educației naționale, cu modificările și completările ulterioare  cu privire la Regulamentul   de organizare și funcționare (ROF)

Legea nr. 1 din 05/01/2011 a educației naționale a fost publicată în  Monitorul Oficial nr. 18 din 10 ianuarie 2011.

Conform art. 361, Legea nr. 1 din  2011 a educaţiei naţionale,   a intrat  în vigoare la 30 de zile de la publicarea în Monitorul Oficial al României, Partea I. 

La data intrării  acesteia în vigoare,  au fost abrogate:

•         Legea învăţământului nr. 84/1995, republicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 606 din 10 decembrie 1999, cu modificările şi completările ulterioare,

•         Legea nr. 128/1997 privind Statutul personalului didactic, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 158 din 16 iulie 1997, cu modificările şi completările ulterioare,

•         art. 14 alin. (2) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 75/2005 privind asigurarea calităţii educaţiei, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 642 din 20 iulie 2005, aprobată cu modificări prin Legea nr. 87/2006, cu modificările ulterioare,

•         Ordonanţa Guvernului nr. 10/2009 privind dreptul studenţilor înmatriculaţi la formele de învăţământ la distanţă sau cu frecvenţă redusă de a continua studiile la programe de studii de licenţă autorizate să funcţioneze provizoriu sau acreditate, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 581 din 20 august 2009,

•         orice alte dispoziţii contrare.

Potrivit prevederilor art. 361 alin.  (6), după  intrarea în vigoare a Legii nr. 1 din 05/01/2011 a educației naționale, Ministerul Educației  elaborează metodologiile, regulamentele şi celelalte acte normative care decurg din aplicarea acestei legi şi stabileşte totodată și măsurile tranzitorii de aplicare.

Regulamentele despre care LEN face referire în cuprinsul acesteia sunt:

a) Regulamente aprobate de ministrul educației, cercetării, tineretului şi sportului privind:

o       organizarea învățământului de artă şi a învățământului sportiv;

o       inițierea şi organizarea de alternative educaționale;

o       organizarea şi funcționarea bibliotecilor şcolare şi a centrelor de documentare şi informare;

o       organizarea, acreditarea, controlul şi competențele unităților care oferă educație extraşcolară;

o       organizarea şi funcționarea unităților subordonate şi a unităților conexe;

o       asigurarea cadrului unitar al implementării politicilor educaționale naționale;

o       organizarea şi competențele palatelor şi cluburilor copiilor;

o       organizarea şi funcționarea consiliului de administrație/consiliului consultativ al Inspectoratului şcolar;

o       normele privind componența, organizarea şi funcționarea, precum şi atribuțiile colegiului de disciplină de pe lângă inspectoratul şcolar şi ale Colegiului central de disciplină al Ministerului Educației, Cercetării, Tineretului şi Sportului.

b) Regulamente aprobate de către fiecare inspectorat şcolar:

o       regulamentul propriu al consiliului de administrație/consiliu consultativ, elaborat şi aprobat de consiliul de administrație al inspectoratului școlar, conform regulamentului-cadru aprobat prin ordin al ministrului educației, cercetării, tineretului şi sportului.

c) Regulamente aprobate de către fiecare unitate de învățământ:

o       regulamentul şcolar propriu emis în baza unui statut în care sunt prevăzute drepturile şi îndatoririle elevilor, aprobat prin ordin al ministrului educației, cercetării, tineretului şi sportului;

o       regulamentul de organizare şi funcționare al unității de învățământ propus  spre aprobare consiliului de administrație de către directorul unității de învățământ;

o       regulamentul de organizare şi funcționare al consiliul de administrație pentru unitățile  învățământ de stat;

o       regulamentul de organizare şi funcționare al structurilor şi funcțiilor de conducere ale unităților de învățământ particular şi confesional.

3.3  Prevederi ale Codului Muncii cu privire la Regulamentul de ordine interioară (ROI)

Pentru buna organizare  și funcționare a unei organizații, trebuie să existe acte care să reglementeze activitatea personalului.

 Unul dintre actele cele mai folosite de către organizații este Regulamentul de ordine interioară.  Denumirea logică a actului este  Regulament de ordine interioară (ROI). Cu toate acestea, legislația muncii l-a denumit Regulament Intern. Consider că denumirea stabilită prin legislația muncii este improprie  deoarece orice regulament al unei organizații este intern, inclusiv Regulamentul de organizare și functionare (ROF), care însă cuprinde în principal detalierea structurii organizației.      

     

Regulamentul intern este documentul unei organizații care se întocmeste de către angajator, cu consultarea sindicatului sau a reprezentanților salariaților, se întocmeste și se aprobă de către conducerea organizației și este afișat în mod obligatoriu în cadrul unității respective.

Regulamentul intern, conform Codului muncii reprezintă actul intern al unei organizații prin care se stabilesc, în conformitate cu prevederile legale, îndatoririle salariaților, măsurile ce se impun în vederea organizării muncii si asigurării disciplinei muncii, recompensele si sancțiunile, modul de cercetare al abaterilor disciplinare și procedura aplicării sancțiunilor disciplinare.

Regulamentul de ordine interioară este un izvor specific al dreptului muncii care  reglementează în mod concret, în baza legislatiei muncii și problemele de ordin disciplinar din cadrul unității respective. 

Aceste prevederi sunt obligatorii atât pentru salariați, voluntari cât și pentru părinți, elevi, ucenici și  persoane delegate/detașate în organizație.

Potrivit Legii nr. 53/2003 - Codul muncii, cu modificările şi completările ulterioare, întocmirea regulamentului intern la nivelul fiecărui angajator a revenit în termen de 60 de zile de la data intrării în vigoare a acestui cod. În cazul angajatorilor înființați după intrarea în vigoare a prezentului cod, termenul de 60 de zile prevăzut începe să curgă de la data dobândirii personalității juridice.

  Regulamentul intern se aduce la cunoştință salariaților şi produce efecte față de salariați din momentul informării acestora.

Obligația de informare a salariaților cu privire la conținutul regulamentului intern trebuie îndeplinită de angajator.

Modul concret de informare a fiecărui salariat cu privire la conținutul regulamentului intern se stabileşte prin contractul colectiv de muncă aplicabil sau, după caz, în cadrul conținutului acestui regulament.

Orice modificare care intervine în conținutul regulamentului intern este supusă procedurilor de informare.

Orice salariat interesat poate sesiza angajatorul cu privire la dispozițiile regulamentului intern, în măsura în care face dovada încălcării unui drept al său.

Controlul legalității dispozițiilor cuprinse în regulamentul intern este de competența instanțelor judecătoreşti, care pot fi sesizate în termen de 30 de zile de la data comunicării de către angajator a modului de soluționare a sesizării formulate.

Regulamentul intern al unei organizații cuprinde cel puțin următoarele categorii de dispoziții:

• reguli privind protecția, igiena şi securitatea în muncă în cadrul unității;
• reguli privind respectarea principiului nediscriminării şi al înlăturării oricărei forme de încălcare a demnității;
• drepturile şi obligațiile angajatorului şi ale salariaților;
• procedura de soluționare a cererilor sau a reclamațiilor individuale ale salariaților;
• reguli concrete privind disciplina muncii în unitate;
• abaterile disciplinare şi sancțiunile aplicabile;
• reguli referitoare la procedura disciplinară;
• modalitățile de aplicare a altor dispoziții legale sau contractuale specifice;
• criteriile şi procedurile de evaluare profesională a salariaților.

 În domeniul școlar, Regulamentul intern poate cuprinde prevederi specifice privind:

• accesul, paza și siguranța în scoli;
• prevenirea şi combaterea traficului şi consumului ilicit de droguri;
• proceduri de monitorizare permanentă privind prevenirea introducerii și comercializării produselor etnobotanice în perimetrul scolii;
• reguli privind părăsirea unității școlare de către elevi, în mod organizat, în timpul orelor de curs;
• diverse proceduri specifice.

Autor Ion Nistor